Epost er bedriftens største tidstyv – her er tiltakene som sparer deg tid!

De fleste organisasjoner har et skarpt blikk på kostnader som innebærer konkrete planer og budsjetter for alle kroner og øre som slippes ut og inn i bedriften. Fåtallet har derimot like klare retningslinjer når det gjelder tidsbruk. I 2018 er det ingen tvil om at tid er penger og at tid er vår knappeste ressurs.

 

Likevel er det, i de færreste bedrifter, effektiv kostnadskalkulering knyttet til å “stjele” eller be om kollegers tid. Det finnes mange tidstyver i en arbeidshverdag, og det er for eksempel ingen tvil om at ineffektiv møtevirksomhet er en av dem. Ineffektiv møtevirksomhet kan beskrives som en ransmann med finlandshette og machete  – det er med andre ord sjeldent noen tvil om at man blir ranet dersom man møter på denne tidstyven.

 

I verdenen av metaforer for tidstyver er eposter derimot mer som en kleptoman venninne som så godt som ubemerket nasker med seg gjenstander fra huset ditt når hun er på kaffebesøk. Mange av oss blir frastjålet verdifull tid hver eneste dag uten nødvendigvis å være klar over det. 

 

Hvor mye epost sender vi?

 

Forskning viser at en arbeidende person i USA sendte og mottok omlag 115 eposter daglig i 2013. Nyere tall viser derimot at en gjennomsnittsperson i 2018 mottar og sender hele 235 eposter daglig. Det er ingen tvil om at bruken av epost øker som kommunikasjonsmiddel.

 

Epost er en av de største, men kanskje minst merkbare, tidstyvene i bedrifter verden over. Men hvordan blir man kvitt den? I dette innlegget gjør vi et dypdykk i epostens innvirkning på jobbhverdagen i en bedrift og hvilke steg du bør følge for å minimere tiden du kaster bort på å sende epost.

 

Epostens gylne regel

 

CEO I LinkedIn, Jeff Weiner, har skrevet om flere gode tips hva angår overdreven bruk av epost. Et av dem er såre enkelt og lyder som følger: Hvis du ønsker å motta mindre epost, send mindre epost selv.

 

Weiners råd høres kanskje ut som det er for godt til å være sant, men en undersøkelse utført ved University of Glasgow i samarbeid med Modeuro Consulting viser at “gjør mot andre det du vil at andre skal gjøre mot deg”-essensen i det enkle rådet har noe for seg.

 

I Modeuro Consulting brukte lederne i snitt 1,5 timer daglig på å sende omlag 56 eposter hver til sine kollegaer og ansatte. Ved at lederne i Modeuro ble klar over sin overdrevne bruk av epost som kommunikasjonsmiddel og begynte å tenke to ganger før de trykket på send, reduserte de antall eposter sendt daglig med hele 54%. Enda mer sjokkerende, og i tråd med Weiners råd, resulterte reduksjonen i antall eposter sendt fra lederne i en nedgang på hele 64% i antall eposter sendt mellom øvrige ansatte.

 

Ved at lederne sendte mindre epost og heller kommuniserte med sine ansatte over telefon eller ansikt til ansikt sparte de hele bedriften for et stort antall eposter som ellers ville blitt sendt ut for å oppklare den første eposten eller for å videre delegere oppgaver de ansatte hadde fått fra ledelsen per epost.

 

Med grunnlag i den gylne regel sparte Modeuro Consulting kollektivt sett hele 10,400 timer i året på noe så enkelt som at lederne tenkte seg om to ganger før de trykket send. Grunnleggeren av Modeuro Consulting, Andrew Killick, mener at disse resultatene ikke bare begrenser seg til Modeuro, men at andre bedrifter bør følge deres eksempel. Killick antar at andre organisasjoner trolig vil øke produktiviteten sin med mellom 5-30% ved å sende mindre epost.  

 

Hviskeleken med epost

 

Epostens gylne regel viser et godt eksempel på at ikke alt egner seg for formatet epost. Har du derimot tenkt deg om to ganger og bestemt deg for å sende en epost til dine kollegaer bør du også gi innholdet i den litt ekstra omtanke før du trykker send.

 

Et eksempel som godt illustrerer den potensielle dominoeffekten av en uklar epost, eller en klar epost sendt til feil person, er barndommens hviskelek. I hviskeleken hviskes “jeg vil skli etter skolen” og på reisen fra det ene øret til det andre ender “jeg vil skli etter skolen” opp som “jeg vil på ski i skogen” når hviskelekens siste stopp skal avsløre hva som har blitt hvisket henne i øret.

 

En gruppe forskere fra Carnegie Mellon University fant i sin studie av folks epostvaner, resultater som tydet på at folk med større sannsynlighet ville svare på forespørsler per epost dersom de var enkle å adressere. Funnet var helt uavhengig av hvorvidt spørsmålene ble oppfattet som viktige eller helt trivielle av mottakeren. Dette forteller oss at det er kritisk at innholdet i eposten både er tydelig og sendes til rett person dersom en ønsker et godt svar og å unngå og utløse en kollektiv hviskelek gjennom eposter rundt i organisasjonern for å tolke den første eposten.  

 

Jo klarere epostens innhold er, desto mindre eposter behøver mottakeren sende for å oppklare den, og desto større sjanse har du for å få et svar.

 

Misforstått bruk av “kopi”-feltet

 

Toppleder i Lloyds Bank, Ian Hallett, hevder å spare hele 5 timer bortkastet tid i uken kun ved å sortere ut alle eposter han står på “kopi” i. Hallett laget en enkel automatisk regel ved hjelp av epostsystemet sitt som tillot han å segmentere ut alle eposter han var satt i kopi på, i en egen mappe. Eposter som ikke var direkte til Hallett utgjorde hele 50% av alle eposter han mottok og hele 90% av epostene viste seg å kunne slettes ved en rask gjennomgang.

 

Hallett sin oppdagelse er sjokkerende og viser at man med enkle grep kan spare vesentlig med tid i sin arbeidsuke ved å vie mindre oppmerksomhet til epostene vi er satt i kopi på. Men det store spørsmålet er..

 

Er Hallett sin opplevelse universell?

 

Ikke nødvendigvis.

 

Misforstått bruk av kopi-feltet i en epost kan by på problemer som gjør bruken av Hallett sin regel vanskelig. Weiner påpeker at kopi-feltet for mange har blitt synonymt med til-feltet i en epost. Dette er derimot en misforståelse og feltene bør benyttes for å symbolisere ulike handlingsforventninger til mottakerene. Til-feltet bør benyttes for de mottakerne man ønsker en respons av, mens kopi-feltet bør benyttes når noen bør være informert om epostens innhold, til tross for at det ikke er direkte relatert til dem. Dersom alle benyttet til- og kopi-feltene på denne måten ville Hallett sin regel ene og alene vært den hellige gral for å bli kvitt tidstyven epost. Det er dessverre ikke alltid tilfellet..

 

Epostens hellige gral

 

Hvorfor setter vi egentlig folk på kopi?

 

Melissa Gratias fra Redbooth har undersøkt hvorfor folk velger å sette kollegaene sine på kopi i en epost. Hun mener de vanligste grunnene til å sette folk på kopi er frykt og behov for positiv forsterkning. Folk setter andre på kopi for å vise hva de har gjort i håp om en positiv tilbakemelding og ros. Andre setter kollegaer og sjefer i kopi i frykt for at de ellers ikke skal tro at arbeidsoppgaver er utført.

Det finnes en rekke grunner til at folk settes på kopi i eposter som ikke direkte angår dem eller krever en respons fra dem. Bildet under viser flere grunner for å sette noen på kopi som de fleste av oss kanskje kan kjenne oss igjen i – på mottaker- eller avsendersiden.

Hvorfor jeg satt deg på kopi på denne eposten

 

Epost påvirker arbeidsmiljø

 

Det er ingen tvil om at feil bruk av kopi-feltet er en tidstyv uten like. Overdreven og feil bruk av kopi-feltet viser seg derimot også å være en trussel mot godt arbeidsmiljø.

 

Undersøkelser viser at når en leder inkluderes i kopi-feltet på en epost mellom kolleger, føler mottakeren at de får mindre tillit. Ved gjentagende tilfeller av en leder på kopi føler mottakeren med større sannsynlighet at organisasjonen som en helhet har mindre tillit til dem. Dette er urovekkende med tanke på hvor mange eposter som sendes daglig.

 

Konklusjon

Det er ingen tvil om at det hos de fleste arbeidsplasser sendes for mye epost og at det er en betraktelig andel av arbeidsdagen vår som går tapt til ineffektiv epostkommunikasjon. Videre påvirker også feil bruk av epost bedriftens kultur og trivsel. Det er derfor ikke et spørsmål om hvorvidt vi burde bli bedre på epost i bedrifter, men hvordan.

 

Dette innlegget har trukket fram tre konkrete tips for en mer effektiv kommunikasjon gjennom epost. Ved å selv sende mindre epost, ved å sende velskrevne og tydelige eposter, samt korrekt bruk av kopi-funksjonen på epost vil enkeltpersoner i norske bedrifter kunne spare vesentlig med tid i sin arbeidshverdag.

 

Legg til kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *