Mitt første møte med OKR i INEVO

Alt takket være målsettingsmodellen Objective Key Results (OKR).

Denne artikkelen er for deg som vil vite hva OKR er, hvorfor vi har valgt å innføre det for alle kundene våre, og noen av våre erfaringer så langt.

Hva er OKR?

Det er lett å forstå hva OKR er når man ser et eksempel. Her er et INEVO sitt Objective og tilhørende Key Results for Q2:

Et Objective er et stort mål man vil jobbe mot. Fremdrift måles ved å vurdere seg opp i mot Key Results.

Denne illustrasjonen viser flyten i det hele godt over lang tid:

Huskeregler for OKR

På studietur i Dublin fikk vi i INEVO snakke med mange flinke folk fra spennende bedrifter. Vi fikk blant høre om hvordan andre jobber med OKR.

OKR-modellen har noen regler som skiller seg fra andre måter å sette mål på.

Her er noe av det jeg husker var viktig å huske på:

• Målene skal ikke kunne nås for lett, men være noe å strekke seg til over tid
• En bedrift bør ha OKR på overordnet nivå, avdelingsnivå og individnivå
• Key Results skal være målbare og tallfestede om mulig

Effektive organisasjoner vil oppnå noe

Bedrifter kommer ikke langt uten mål. Samtidig får man ikke oppnådd mye om man har for mange.

Min venn Noah Kagan (grunnleggeren av Sumo) er overbevist om verdien av å jobbe mot ett stort mål av gangen.

Selv om man ikke må være dedikert til kun én ting, er det inspirerende å se hvor mye impact klart fokus kan ha.

Det finnes uendelig mange muligheter i verden. Bedrifter og enkeltpersoner (både privat og i jobbsammenheng) møter på nye ting det hadde vært kult og inspirerende å bruke tiden sin på hele tiden.

Når man ikke har en klar plan for hva man vil oppnå big picture, og hva man skal gjøre for å komme dit, blir det lettere å bli revet med når man snubler over nye muligheter.

Noah sier det godt:

“Whoever can focus the longest wins.”
– Noah Kagan

Når man har et helt team eller konsern som skal være på samme bølgelengde kan det være utfordrende å bli samkjørt, men når man mestrer å jobbe mot samme mål, blir det umulig for individer å overgå fremgangen.

Nøkkelen til å bli samkjørt er at hele organisasjonen setter gode langsiktige mål sammen og jobber aktivt for å oppnå dem.

Det finnes mange måter å sette og jobbe mot mål, så hvorfor har INEVO valgt å innføre OKR for seg selv og alle kundene?

Grunnen til at INEVO begynte med OKR

Jeg spurte Karl Philip Lund, partner i INEVO og landsfaderen for OKR i Norge (i følge daglig leder Frode), hva som var grunnen til at de innførte OKR, og han delte gledelig rundt dette og sine erfaringer.

Bakgrunnen var medarbeiderundersøkelsen utført våren 2018 der mange etterspurte mer struktur og krav i INEVO. Siden OKR er et styringssett som brukes i ledende og raskt-voksende selskaper internasjonalt tenkte KP at det kunne passe bra for INEVO.

Test-fasen: Sommeren 2018

Karl Philip begynte med å gjøre masse research på temaet og leste om både positive og negative aspekter med OKR. Etter en del research bestemte han seg for å lufte det med andre i INEVO.

Han diskuterte OKR-konseptet individuelt med et par av de mest motiverte og nysgjerrige i INEVO. De var positive, så et par stykker testet OKR over et par uker. Responsen var god og de bestemte seg for å gå videre.

Over en periode på 2-3 uker snakket KP med andre i INEVO i små grupper på 2-3 personer. Han forklarte konseptet og svarte på spørsmål. I midten av august ble OKR introdusert i plenum på et mandagsmøte.

Ledelsen ga beskjed om at de kom til å innføre styringssettet OKR i 4.kvartal 2018, og kalte det en test.

Formell innføring: Oktober 2018

Siden OKR hadde blitt introdusert i små grupper på forhånd av den formelle innføringen, kom det ikke som noe sjokk da det ble introdusert 1. oktober.

OKR var uvant og krevde at det ble satt noen konkrete ambisjoner for selskapet for 4. kvartal.

Når ambisjonene var utpekt ble alle ansatte bedt om å komme med forslag til hvordan de kunne bidra til INEVO sine mål gjennom å sette egne faglige/personlige OKRer.

INEVO fulgte OKR-oppskriften til Rob Soberts for å administrere OKR internt.

Noen enkle huskeregler for OKR

Refleksjoner fra Karl Philip

– Vi visste på forhånd at alle bedrifter feiler første gang de forsøker å innføre OKR. Vi visste også at vi måtte justere etter første hele kvartalet med OKR. I INEVO innførte vi OKR på bedriftsnivå og på individnivå. Siden vi er et rådgivningsselskap der alle jobber med ulike prosjekter og kunder, var det vanskelig å starte på teamnivå.

– Jeg tenkte også at alle ansatte i INEVO burde ha egeninteresse av å utvikle seg faglig og at det dermed ville være enkelt å peke ut et faglig mål for kvartalet. I ettertid ser jeg OKR på individnivå kan være skummelt for noen, spesielt de som er usikre på egne evner. Å måtte skrive ned og dele faglige ambisjoner med alle andre i et firma kan føles ubehagelig (det er også litt av poenget).

– Noen har vært negative til OKR helt fra starten. Det er helt naturlig at folk ikke liker endring, men det viser seg at personer med høy grad av indre motivasjon, høye ambisjoner og høyt engasjement digger OKR. OKR er ikke bare et styringsverktøy, det er et verktøy som i stor grad definerer en bedriftskultur!

Min erfaring med OKR så langt

I mange organisasjoner er det vanlig å ha mer enn én overordnet OKR. I INEVO har vi tre hårete Objectives vi strekker oss mot. Hvert kvartal har vi Objectives som skal ta oss nærmere å oppnå ett av disse.

Lørdagen jeg leste de tre OKRene for Q2 til INEVO, laget jeg 3-4 Key Results for hvert Objective. Jeg visste at over 10 var i overkant, men første uken min gikk jeg gjennom alle med andre fra ledelsen for å høre deres synspunkter.

Jeg endte opp med å fokusere på ett Objective. Dette ga meg overskudd til å øke kravene til meg selv når det kom til Key Results, og å legge til noen nye.

Det føltes som en byrde jeg aldri hadde ble løftet av skuldrene mine når jeg “slapp” å ha over 10 Key Results på samme tid. Når alt er viktig er ingenting viktig, og skal man jobbe like mye med alt, oppnår man enten mindre eller jobber seg ihjel.

I løpet av få dager med INEVO opplevde jeg altså noen av fordelene OKR har å by på.

Key Results skal være lagt opp slik at man kan se den faktiske fremgangen sin ofte, noe jeg allerede har kjent at fører til mestringsfølelse.

Utover det setter jeg allerede pris på at OKR lar meg vite:

• At jobben jeg skal gjøre bidrar til bedriftens overordnede mål
• At det jeg får til dette kvartalet hjelper meg å lykkes med målene for neste kvartal
• Hvilke deler av implementeringen jeg har ansvar for, og hva andre fokuserer på
• Hva som forventes av meg i løpet av kvartal (av bedriften og meg selv)
  • Virker det for mye kan det avklares allerede før avspark

Flere INEVO-ansatte sine OKR-erfaringer

Andre i INEVO-teamet, som har jobbet etter OKR-modellen lenger enn meg, hadde også noen bemerkninger om OKR jeg synes det er viktig å synliggjøre:

Niclas Nilsen, som er Operativ Markedsassistent, kan skilte med at OKR har hjulpet ham å sette struktur på arbeidshverdagen hans, og gitt ham en større driv. Grunnen til dette er at han nå har faste, oppnåelige mål som han kan måle jevnlig.

Niclas påpeker at det er veldig viktig å se på situasjonen man er i før man setter OKRene sine.

For hvert kvartal blir det lettere å velge Objectives og Key Results, da han stadig lærer mer om hvilke hindringer han kan møte på, og andre ting han må tenke på.

En av mine andre nye kollegaer i INEVO synes at OKR er veldig positivt for bedriften og faggruppene, og at det har gitt henne mer fokus på hva hun vil bli bedre på når det kommer til faglig utvikling.

Hun synes likevel det er veldig vanskelig å sette av tid til de personlige OKRene som går på å sette av tid til faglig utvikling.

Når individuelle mål settes basert på overordnede mål sammen med ledelsen i en bedrift, får alle glede av det!

Begge tilbakemeldingene illustrerer dette, men når individer skal sette mål som ikke bidrar direkte til overordnede mål på kort sikt, kan det kanskje bli litt vanskeligere å se lyset i tunnelen. Selv om slike situasjoner kan oppleves som ubehagelige, er det utelukkende positivt at man får belyst det for å ta tak i det.

Den ansatte har ikke gjort noe galt. Det må bare legges bedre til rette.

Usikker på om du har lagt godt til rette for vekstkultur? Les kommentaren til Jonas Moe, Head of Growth i INEVO: 3 forutsetninger for å bygge en vekstkultur.

OKR i eksterne leveranser

Key Results (leveranser) bestemmes av overordnede mål (Objectives). Dette sikrer at man alltid jobber mot kundens mål, og i og med at Key Results skal være målbare, kan man alltid vurdere i hvor bra man har levert.

Man skal kunne svare ja eller nei på om man har oppnådd objectives. I noen tilfeller er det lett å vurdere en leveranse, men det finnes mange eksempler hvor det blir vanskeligere å definere suksess når man ikke har definert hva det betyr i forkant.

“Dobling av organisk trafikk på nettsiden” er et mye mer håndfast resultat enn “hjelpe med SEO”, som bare er en oppgave.

Her er et anonymisert OKR-eksempel Niclas viste meg:

Eksemplet over er fra 4. kvartal i 2018. Hver uke ga Niclas seg selv en vurdering fra 1 til 10 på alle Key Results.

I tillegg til at det blir lettere å vurdere hvorvidt leveranser er en suksess, sikrer man gjennom å sette opp OKRer i forbindelse med eksterne leveranser at man vet hva man skal få til og innen hvilken frist.

Vil du også jobbe med et byrå som hjelper deg å sette OKRer og måler seg selv basert på dem? Ta kontakt for en uforpliktende prat.

Hvis Google klarer å få 100 000 stykker til å koordinere og utvikle seg selv og bedriften ved hjelp av OKR, og andre store og små bedrifter får til det samme, kan det være verdt å prøve for deg også.

Skriv gjerne i kommentarfeltet eller send meg en e-post om du vil få tilsendt et arbeidshefte for implementering av OKR.

Disse bedriftene har allerede implementert OKR: