Forestille deg at du leder et viktig prosjekt med store ressurser og enda større potensial. Men seks måneder inn i prosjektet har fremgangen stanset. Hvor gikk det galt?
Alle som leder team har noe å lære av dette innlegget!
Gode intensjoner fungerer aldri, du trenger gode mekanismer for å få noe til å skje!
Jeff Bezos (fritt oversatt)
Lærdommer fra Amazon: Mekanismer i aksjon
I april 2024 dro jeg på tur til San Francisco/Seattle med Kronprins Haakon og en delegasjon med norske bedriftsledere i regi av Innovasjon Norge. Vi besøkte Apple, Google, Microsoft, NVIDIA, Groq og Amazon for å lære om AI og netthandel.
Noen av oss tilbrakte 2 dager med personer som har jobbet lenge i Amazon. Vi fikk innblikk i hvordan Amazon er organisert, hvordan de jobber med AI, hvordan de rekrutterer og vi fikk en guidet tur på et høyteknologisk logistikksenter.
Delegasjonen som besøkte Amazon
Hvordan mekanismer sikrer resultater
I første foredrag fikk vi tydelig beskjed om at alle organisasjoner er forskjellige og at det som fungerer hos Amazon fungerer ikke nødvendigvis hos andre. Men Amazon har lært mye underveis og de ønsket å dele sine erfaringer med oss.
Vi har ikke svar. Vi har metoder som har hjulpet oss. Netthandel handler om en kombinasjon teknologi, innovasjon og logistikk, men det handler først og fremst om å bygge og drifte en organisasjon. Organisasjoner består av mennesker. Og mennesker er rotete! Når organisasjoner vokser og kompleksiteten øker, øker behovet for gode mekanismer.
Stephen Brozovich, Amazon (fritt oversatt)
Da jeg hørte ordet mekanismer ble jeg nysgjerrig.
Hva er en mekanisme?
En mekanisme er definert som en strukturert, repeterbar prosess designet for å sikre at operative og strategiske prinsipper konsekvent blir anvendt i organisasjonen.
Amazon har over tid utviklet 16 ledelsesprinsipper . Ledelsesprinsippene er rammeverket ansatte i Amazon bruker når de tar beslutninger. Prinsippene er integrert i alle prosesser og team. Prinsippene bidrar til at ansatte kan ta beslutninger raskere og mer effektivt. Hvis noen handler mot prinsippene, forventes det at man sier ifra!
Mange selskaper utarbeider lignende prinsipper(felles spilleregler), uten at det fører til konkrete resultater. Det er enkelt å formulere prinsipper, men det er vanskelig å omsette prinsippene til konkret handling!
Mekanismer sørger for at ting skjer! Mekanismer er systemer som ansvarliggjør mennesker og sikrer gjennomføring.
Hvordan Amazon implementerer mekanismer på alle nivåer
Amazon praktiserer 3 mekanismer på selskapsnivå;
- Årsplanlegging - I Amazon kjører de en planleggingsrunde på 4-8 uker før sommeren med en justering som starter i januar. Amazon´s S-team (toppledelsen) setter da overordnede finansielle mål som brukes til utarbeide mer detaljerte ambisjoner og planer ut i organisasjonen.
- Målstyringsprosess - Når overordnede finansielle mål er satt, så utarbeider teamene detaljerte operasjonelle planer(OP1) i et fastsatt format. Prosessen minner om en OKR-lignende prosess (både top-down og bottom-up).
- Insentivordninger - Amazon praktiserer relativt lave fastlønninger og knytter totalkompensasjon om mot langsiktig selskapsverdi. Dette sikrer langsiktig tankegang blant ansatte(interessant tema som fortjener et eget innlegg)
Mekanismer sikrer tydelighet og forutsigbarhet i hele organisasjonen.
På teamnivå har jeg identifisert 5 mekanismer som brukes bredt i Amazon:
- Bar Raiser-metodikken - for å sikre gode ansettelser
- Single Threaded Leadership - for sikre eierskap og øke gjennomføringshastigheten i organisasjonen
- 6-Pagers - for å evaluere informasjon raskere, sikre effektive møter og bedre beslutninger
- PR/FAQ-working backwards - for å spare tid og velge de riktige prosjektene
- Amazons målstyringsmetodikk - for å ansvarliggjøre og sikre god informasjonsflyt
5 praktiske mekanismer bak Amazons suksess
For å forstå hvordan en mekanisme fungerer i praksis, la oss dykke dypere inn i hvordan Amazon anvender mekanismene:
1. Bar Raiser-metodikken
En av de viktigste suksessfaktorene for et team er hvem man rekrutterer inn i teamet.
Bar raiser er en metode for å reduserer sannsynligheten for feilansettelser.
- Formål: Bar-raiseren har ett fokus; sikre at nye kandidater er bedre enn 50% av teamets nåværende medlemmer i samme rolle og samtidig i overenstemmelse med selskapets ledelsesprinsipper.
- Hvordan det fungerer: En bar raiser er en person som kjenner teamets prinsipper godt og som jobber i en annen del av organisasjonen enn det ansettes for. En bar raiser involveres i rekrutteringsprosessen og har vetorett.
- Effekt: Bar raiser-prosessen øker sannsynligheten for gode ansettelser og bidrar til å bevare teamets kultur og operasjonelle kvalitet.
2. Single Threaded Leadership
"Single Threaded Leadership" er en ledelsesmetode som øker innovasjonsgrad, engasjementsnivå og effektivitet i organisasjoner ved å minimere byråkrati og forsinkelser. Dette oppnås ved å gi lederen fullt eierskap for ett initiativ, noe som sikrer raskere gjennomføring.
- Formål: Sikre fullt fokus og eierskap til et enkelt initiativ. Dette reduserer forsinkelser og avhengigheter ved å gi lederen full kontroll over initiativets mål, ressurser og strategi.
- Hvordan det fungerer: Teamlederen, kjent som "Single Threaded Leader", konsentrerer seg om ett stort initiativ eller prosjekt. Dette reduserer tverrfunksjonelle avhengigheter og forenkler ansvarlighet.
- Effekt: Metoden øker engasjementet og hastigheten på prosjektgjennomføring. Den fremmer også smidighet i større organisasjoner, noe som er typisk for oppstartsselskaper.
3. Amazons 6-pager
6-pager er verktøyet som team benytter i møter istedenfor Powerpoints. Det hjelper ledere å forstå bedre, oppsummere og vurdere komplisert informasjon. I tillegg bidrar det til at teamene vet hva som foregår rundt omkring i selskapet.
- Formål: Muliggjør dypere forståelse, mer gjennomtenkt diskusjon og bedre beslutninger.
- Hvordan det fungerer: I stedet for powerpoint presentasjoner skriver ansatte et seks-siders narrativ som detaljerer ideer, prosjetforslag eller oppdateringer. Møter i Amazon starter ofte ved at deltakerne leser dokumentene i stillhet!
- Effekt: Bidrar til grundig forberedelse og kritisk tenkning, noe som fører til mer informert beslutningstaking og effektiv kommunikasjon.
Last ned et eksempel på en fiktiv 6-pager der ideen om narrativer presenteres (krever registrering)
4. PR/FAQ-working backwards
I Amazon skriver de pressemeldingene(PR) og en FAQ for ideer - før de begynner å utvikle dem! Det er en tidkrevende prosess, men det er mange mange fordeler ved å gjøre det. I Amazon er det påkrevd at du bruker "working backwards" med mindre du vet en bedre måte å gjøre det på. Hvis du tester det et par ganger, så forstår du hvorfor det er effektivt!
- Formål: Fokuserer produktutvikling på kundens behov og resultater fra starten.
- Hvordan det fungerer: Team starter med å skrive en hypotetisk pressemelding og FAQ som annonserer det ferdige produktet. Denne prosessen hjelper til med å identifisere produktets formål, dets kjernefunksjoner, og kundeproblemet det løser før noen utvikling begynner.
- Effekt: Sikrer at produktutviklingsarbeidet er i tråd med kundeorienterte resultater, og prioriterer meningsfull innovasjon. Det sikrer også at de luker ut dårlige ideer tidlig.
5. Amazons målsettingsprosess
- Formål: Sikrer at alle teamenes innsats er strategisk justert med selskapets langsiktige mål.
- Hvordan det fungerer: Amazon bruker en detaljert årlig planleggingsprosess som involverer å sette spesifikke, målbare mål på selskaps-, team- og individnivå. Denne prosessen er delt inn i to hovedfaser: OP1 (Operativ Plan 1) og OP2, hvor team raffinerer mål og strategier.
- Effekt: Sikrer at alle teamenes arbeid er strategisk justert med Amazons bredere forretningsmål, og fremmer effektivitet og formål i hele organisasjonen.
Hva slags mekanismer har du i ditt team?
Mekanismer er tydelighvis viktig for å lykkes. Hva slags mekanismer har du i ditt team? Hva kan vi lære av Amazon? Hvordan kan vi skape mekanismer som sikrer at ting faktisk skjer? Det er ingen "one-size-fits-all-løsning" her. Hvert team, hver leder, hvert selskap er forskjellig. Ta gjerne kontakt hvis du har innspill eller spørsmål!
Lykke til!
Kilder:
- Hvordan Amazons unike ansettelsesprosess bidro til at selskapet fikk 1,6 millioner ansatte på verdensbasis (Tim´s playbook, 2023)
- What is an Amazon bar raiser? (Amazon)
- Jeff Bezos sitat om mekanismer (AWS Operational readiness review, 2022)
- Maintaining a culture of builders and innovators at Amazon (Gallup, 2018)
- Working Backwards: Insights, Stories, and Secrets from Inside Amazon (2021)
- How Amazon Uses Mechanisms (Angus N, 2023)
- Unless you know a better way (Jeff Bezos video)
Spørsmål og svar
For å implementere lignende mekanismer i din egen organisasjon, kan du starte med å identifisere spesifikke utfordringer eller områder som trenger forbedring. Definer klare mål for hva mekanismene skal oppnå. Utvikle deretter detaljerte, skritt-for-skritt prosesser som adresserer disse målene og integrer feedbacksystemer for å evaluere effektiviteten og gjøre nødvendige justeringer. Sørg for at alle ansatte er godt informerte og opplært i de nye prosessene. Det er også viktig å måle resultatene og gjøre justeringer basert på innsamlet data for kontinuerlig forbedring.
For å utvikle en mekanisme som Amazons, starter du med å definere et klart problem eller behov innen din organisasjon som mekanismen skal løse. Du bør kartlegge og analysere den eksisterende prosessen for å identifisere svakheter eller ineffektiviteter. Deretter skisserer du en ny prosess med spesifikke, detaljerte trinn som adresserer disse problemene, inkludert klare mål, ansvarsroller, og suksesskriterier. Implementer denne prosessen som en pilot, mål resultatene, og juster basert på tilbakemeldinger for å sikre at den fungerer effektivt før du ruller den ut i hele organisasjonen.
For å tilpasse og effektivisere mekanismer for ulike typer organisasjoner, er det viktig å først forstå den spesifikke organisasjonens struktur, kultur og behov. Start med å samle inn data og innsikt fra ansatte på alle nivåer for å identifisere unike utfordringer og mål. Tilpass deretter de generelle prinsippene for mekanismen til å møte disse behovene, samtidig som du beholder fleksibilitet for å gjøre justeringer basert på tilbakemeldinger og endrede forhold. Det er også viktig å sikre at mekanismene støtter organisasjonens overordnede strategi og bidrar til dens langsiktige mål.
Hvis en mekanisme ikke fungerer som forventet i din organisasjon, bør du først analysere og identifisere de spesifikke aspektene ved mekanismen som ikke møter målene. Samle tilbakemeldinger fra de ansatte som er direkte berørt av mekanismen for å få innsikt i problemområdene. Utfør en grundig gjennomgang for å forstå årsakene bak ineffektiviteten. Basert på denne analysen, gjør de nødvendige justeringene eller redesign mekanismen. Det er viktig å teste de justerte prosessene i en kontrollert setting før du implementerer dem på nytt i full skala.
For å måle og evaluere effektiviteten av en mekanisme i din organisasjon, bør du først definere klare og målbare suksesskriterier relatert til målene for mekanismen. Bruk disse kriteriene til å utvikle relevante ytelsesindikatorer (KPIer). Implementer regelmessig datainnsamling og analyse for å spore disse KPIene, og bruk dataanalyseverktøy for å identifisere trender og innsikter. Hold regelmessige gjennomgangsmøter for å diskutere resultater og justere strategier etter behov. Dette vil hjelpe deg med å forstå mekanismens påvirkning og informere om eventuelle nødvendige tilpasninger eller forbedringer.
AI-bruk i denne artikkelen
Ja, men ikke slik du tror. Veldig lite av teksten er skrevet ved hjelp av AI. Jeg brukte AI som medhjelper underveis i prosessen. Av og til føles det som AI er en tidstyv, men etterhvert som man blir vandt til de ulike verktøyene så bruker man mindre tid på å lære hva de ulike verktøyene kan brukes til. I de andre spørsmålene i denne FAQ forsøker jeg å beskrive hvordan jeg har brukt AI på ulike måter. Jeg tror jeg kommer til å fortsette å skrive på denne artikkelen i tiden fremover. Jeg kommer til å lese innlegget mange ganger og gradvis forbedre ulike deler av dokumentet.
Godt spørsmål. Jeg brukte ChatGPT på mange måter. Jeg lagde bl.a. en custom GPT - Jeg kjøpte boken Working Backwards, gjorde den om til PDF og lagde min egen lille assistent (mulig brudd på opphavsrett, men uansett interessant å eksperimentere, håper på at det regnes som fair use?). Det gjorde at jeg kunne chatte med boken. Jeg kjøpte boken både i Kindle-format og Audible-format og byttet på å lese og lytte.
Jeg brukte Perplexity til å finne kilden til et sitat, men jeg endte opp med å finne en overskrift til innlegget. Perplexity fungerer også veldig godt til å få oversikt over ulike tematikker
Notion er min tekstbehandler. Notion har en innebygd AI-funksjon som er lett tilgjengelig og enkel å bruke. Hvis man sliter med struktur, overganger, overskrifter o.l, så er det nyttig å bruke AI i Notion.
Jeg brukte Fireflies.ai til å gjøre opptak og finne igjen sitater fra foredrag i USA.
Descript.com er perfekt til å transkribere opptak. Et godt verktøy til å redigere lyd ved hjelp av tekst.
Jeg brukte Deepl til å oversette dokumentet som er gjort tilgjengelig for nedlastning. Jeg opplever at Deepl er meget god på oversettelser?