Hopp til hovedinnhold

Tilbake til blogg

Blogg: Bedrift

Pyramideprinsippet – nøkkelen til effektiv kommunikasjon?

Hva er pyramideprinsippet?

I korte trekk handler det om å si det viktigste først. Rett på sak, cut the crap
På denne måten sørger du for å fange oppmerksomheten og unngå misforståelser.

Om du befant deg i solfylte Egypt, med de majestetiske pyramidene rundt deg på alle kanter, ville du betraktet de fra toppen og ned med dette prinsippet i bakhodet.

Toppen av pyramiden er essensen av det du ønsker å kommunisere. Løsningen om du vil. Videre underbygges løsningen av anbefalinger og argumenter. I bunnen støttes disse opp av fakta, data og analyser.

Prinsippet snur opp-ned på informasjonsflyten vi ofte bruker i dagligtale. Vi er stort sett ikke så direkte som vi burde være for å få gjennomslag for ideene våre.

Bruksområder med pyramideprinsippet

En ny standard

I 1961 startet en 27 år gammel kvinne på Harvard Business School. Med et skarpt sinn og en lidenskap for kommunikasjon jobbet hun seg målbevisst gjennom graden. I 1963 graduerte hun som en av de første kvinnene med en MBA fra Harvard. Faktisk var hun én av 8 kvinner i et kull på 600 studenter. Kvinnen er Barbara Minto.

Samme år som hun graduerte, spankulerte hun inn i konsulentselskapet McKinsey. Her ble hun den første kvinnen ansatt med en MBA.

Da McKinsey ansatte Minto, var de neppe forberedt på at denne kvinnen skulle endre standarden for kommunikasjon i konsulentselskaper verden over. Barbara introduserte pyramideprinsippet.

“Presenter tankene dine så tydelig at ideene hopper rett fra siden og inn i leserens tanker”

Barbara Minto – 1985 (oversatt)

Iluustrasjon av Barbar MInto i hennes studietid

Kommunikasjonens rolle

For å forstå hvorfor pyramideprinsippet er et verktøy du vil investere tid i å lære deg, bør vi ta en titt på det store bildet.

Plukker vi prinsippet fra hverandre står vi igjen med to viktige nøkkelord; kommunikasjon og effektivitet. Det er lett å si at pyramideprinsippet vil hjelpe deg å kommunisere bedre, men hva ligger egentlig i god kommunikasjon? Og hvor viktig kan det være?

Spoiler alert: veldig viktig.

“Kommunikasjon er det å formidle og dele ideer og informasjon, for eksempel ved hjelp av språk.”
Store Norske Leksikon (2019)

Når vi prater om god kommunikasjon så er det gjerne det å unngå misforståelser ved å tydelig kommunisere et budskap. Det høres i teorien veldig overkommelig ut, men er stort sett mer komplisert i virkeligheten.

De aller fleste av oss liker å tro at vi er gode kommunikatører. Vi må jo kommunisere hele tiden! Fra man som spedbarn med høye vræl kommuniserer behovet for mat til mor og far, tar det aldri slutt. Det er kommunikasjon på skolen, på gata, på matbutikken, på jobben, på trikken – ja, til og med når du åpner kommentarfeltet på en Tiktok mens du scroller før leggetid.

Kommunikasjon foregår altså i mange former. På en arbeidsplass kommuniserer du når du prater med en hyggelig kollega ved kaffemaskinen, men også i e-posten til sjefen eller årsrapporten.

Det at vi hele tiden er nødt til å kommunisere, gjør oss dessverre ikke til eksperter på det. Utfordringene oppstår når det som oppfattes ikke samsvarer med det kommunikatøren prøver å si.

Når man ikke klarer å oppnå en felles forståelse for budskapet, kaller vi det ofte dårlig kommunikasjon. Det er en rekke faktorer som kan føre til den typen misforståelser. Alt fra dårlig tid til manglende fokus eller kulturelle forskjeller.

Fellesnevneren er stort sett at man ikke er bevisst på egen kommunikasjon og dermed overkompliserer eller gjør det rotete. Hint: Det er akkurat dette Mintos pyramideprinsipp kan hjelpe deg med.

Mulige konsekvenser ved dårlig kommunikasjon:

  • Lavere arbeidsmoral
  • Mindre motivasjon blant ansatte
  • Stress og mistrivsel
  • Mindre effektivt samarbeid
  • Konflikt
  • Lite forutsigbart arbeidsmiljø

Effektiv kommunikasjon

La oss ta det ett steg videre fra god eller dårlig kommunikasjon; effektiv kommunikasjon.
At kommunikasjon er god, betyr at det er en felles forståelse, vi eliminerer misforståelser.
Snakker vi derimot om effektiv kommunikasjon ønsker vi å oppnå mer enn kun å bli forstått.

Effektiv kommunikasjon beveger seg over i det mer psykologiske landskapet. Det handler i større grad om intensjon og følelser.

Du ønsker ikke kun å utveksle informasjon – du ønsker gjennomslag. Du vil å nå frem med ideene du presenterer.

Da bør du bli god på pyramideprinsippet.

Prinsippets byggestener

Pyramideprinsippet kan sies å være grunnmuren til effektiv kommunikasjon. Det danner et rammeverk du kan bruke for å styrke den felles forståelsen og få gjennomslag for tanker og ideer.

I all hovedsak består prinsippet av 3 deler. Mestrer du disse, er du allerede langt på vei mot mer effektiv kommunikasjon.

  1. Server løsningen først
  2. Underbygg svaret med argumenter
  3. Støtt opp argumentene med fakta

Rekkefølgen er det som gjør det til pyramideprinsippet. Ved å holde opplysningene strukturerte og i prioritert rekkefølge, får man automatisk en veldig fleksibel modell.

Har sjefen bare 2 minutter til å høre ideen din? Presenter kun #1.
Vil hun at du skal legge frem denne ideen på mandagsmøtet, med 20 minutter til disposisjon? Da kjører du alle tre punktene.

Visuell fremstilling av pyramideprinsippet

Server løsningen først

Det er veldig vanlig å tenke at alle faktaene må på bordet før løsningen blir presentert. Vi vil jo veldig gjerne vise at det vi legger frem er grundig gjennomtenkt. Du har tross alt jobbet med dette forslaget i flere uker, så du vil jo neppe at det skal oppfattes som et spontant innfall.

Likevel er det ofte slik i arbeidslivet at tiden er knapp. Mange ledere har ofte kronisk dårlig tid. Da er det sjelden at det faller i god jord å høre alle argumentene for noe de ikke vet om vil være aktuelt eller ikke. Når du starter med svaret først avklarer du med en gang hvorvidt idéen er interessant for den du prater med.

I en e-post kan dette være nok til å overbevise mottakeren til å bruke tid på å lese videre.

Det er verken alright for deg eller ditt publikum om de du prater med sitter igjen med følelsen av at tiden deres har blitt kastet bort. Når du starter med svaret vil det bli lettere for publikummet å avgjøre om dette er relevant å fokusere på.

Implementerer dette i presentasjonene dine. Du vil merke at publikummet ditt holder bedre fokus fra start til slutt og at mengden informasjon de sitter igjen med vil øke.

Historiefortelling som verktøy

Det er ikke alle publikum du snakker til som har like notorisk dårlig tid som ledere. I settinger hvor det er litt mer spillerom, er historiefortelling et verktøy du bør ta i bruk.

Å starte med svaret innebærer også at det er et spørsmål. Ved å plassere publikummet ditt i en situasjon som føles gjenkjennelig, kan du oppnå at de også oppfatter spørsmålet som besvares som mer relevant.

Historiefortelling gir leseren kontekst, samtidig som det skaper nysgjerrighet. Mottakerens nysgjerrighet gir deg makten du trenger på veien mot gjennomslag.

Historien din beskriver en situasjon – som alle kan være enige i, og en komplikasjon – noe som ikke fungerer som det skal. Komplikasjonen leder til et spørsmål; Hvordan kan jeg bidra til å forbedre situasjonen? Deretter kommer svaret!

Underbygg med argumenter

Den neste fasen i pyramideprinsippet er å underbygge løsningen du har presentert med argumenter.

Det finnes noe som kalles for “regelen om 3”, som handler om at det optimale antallet argumenter du legger frem er 3. Å holde deg til de viktigste argumentene, vil bidra til at publikummet ditt husker hva du sier. Det blir ikke en overbelastning av informasjon. En bonus er at du også virker mer selvsikker i det du presenterer!

Strukturen i prinsippet gjør det lettere å holde det du presenterer eller skriver saklig.

Det er viktig at argumentene du legger frem ikke sklir over i hverandre. Det betyr at de må følge Mintos MECE-prinsipp (GUKU-prinsippet på norsk), som er underlagt pyramideprinsippet.

MECE-prinsippet

Å presentere disse argumentene på en god måte, vil være med å gjøre effekten av svaret du introduserte større. Dette er fordi det vil oppfattes som relevant og minneverdig for mottakerne.

Støtt opp argumentene med fakta

Nå har vi nådd bunnen av pyramiden. Anbefalingen på toppen er avhengig av et godt fundament i bunn.

Denne delen av pyramideprinsippet gir deg troverdighet. Det er her analyser, fakta og data som støtter ideen din kommer inn i bildet.

Som du helt klart har plukket opp nå, så handler pyramideprinsippet i stor grad om struktur. Det du legger frem av støttende analyser, må derfor kunne oppsummeres i det tilhørende argumentet. Akkurat som i en pyramide.

Presentasjonsrekkefølge pyramideprinsippet

Verdi i alle ledd

Enten om du er den som får servert en idé eller den som presenterer vil du oppleve verdi av pyramideprinsippet.

Som publikum blir det lettere å holde fokus og innholdet vil føles mer relevant.

Som kommunikatør vil du oppleve større forståelse fra andre og økt gjennomslagskraft. En vinn-vinn situasjon.

Selv om du ikke kjente til prinsippet fra før, er sannsynligheten at du har sett det i bruk mange ganger. Kanskje er det blitt brukt i et spennende foredrag, uten at du klarte å sette fingeren på hva som gjorde det så interessant.

Hvorfor føltes nettopp dette foredraget så relevant? Hva gjorde at jeg klarte å se sammenhengen så tydelig her, i forhold til ved andre foredrag?

De største fordelene

1 – Tidseffektivt

Fordi prinsippet lar deg starte med løsningen – det viktigste – har man også mye fleksibilitet tidsmessig. En leder slipper å sitte gjennom en hel presentasjon, for noe den kunne fra starten avgjort om ville være verdt tiden om pyramideprinsippet ble brukt.

2 – Logisk struktur

Den tydelige og logiske strukturen gjør det lett å holde innholdet relevant. Det er lettere for mottakeren å henge med. Som resultat unngår man misforståelser. Dette bidrar til å heve kommunikasjonsnivået og unngå negative konsekvenser som dårlig kommunikasjon medfører.

3 – Økt gjennomslagskraft

Du setter forventningen tidlig, får med deg publikum og underbygger ideene dine på en logisk måte. Du sparer tid ved å presentere funnene dine på en effektiv måte. Dette vil bidra til økt gjennomslagskraft.

Praktisk eksempel

28% lærer best ved hjelp av praktiske eksempler viser en undersøkelse av Harris Interactive på vegne av Everes College.

Vi har derfor satt sammen et konkret eksempel på hvordan pyramideprinsippet kan brukes. Målet er å trekke ut essensen av en artikkel om Core Web Vitals og presentere dette i en e-post til en leder.

Løsningen først

Nøkkelord: Historie, situasjon, komplikasjon og spørsmål

Først ser vi på bakgrunnen for løsningen.
Google er en av de viktigste trafikk- og salgskildene for norske nettbutikker. Små endringer i googles algoritmer kan ha dramatiske konsekvenser for omsetningen. I mai 2021 har Google varslet at det kommer en algoritmeoppdatering knyttet til begrepet «Core web vitals» som vil påvirke hvordan Google rangerer nettbutikker i søkeresultatet.

INEVO har undersøkt «Core web vitals» hos 100 store norske nettbutikker og funnet ut at de fleste norske nettbutikker sannsynligvis vil oppleve en salgsnedgang fra Google hvis de ikke utfører forbedringstiltak før mai 2021.”
Vi står igjen med spørsmålet vi ønsker at kunden skal ønske svar på, samt påstanden vi vil bruke for å besvare spørsmålet.

Spørsmål: Hva slags forbedringstiltak må norske nettbutikker gjennomføre for å unngå å miste omsetning fra Google?

Påstand: Norske nettbutikker må gjennomføre forbedringstiltak knyttet til core web vitals før mai 2021 for å unngå å miste salg fra Google.

Argumenter

Nøkkelord: 3 hovedargumenter

Vi finner frem det vi anser som de 3 viktigste argumentene som støtter opp anbefalingen. Det viktig å huske at dette skal være separate argumenter som ikke sklir over i hverandre.

For å unngå salgsnedgang i mai 2021, må nettbutikker utføre forbedringer i tre hovedkategorier; hastighet, interaktivitet og stabilitet.

Nedlastingshastighet – Kunden skal ikke måtte vente på siden
Interaktivitet – Kunden skal aktiviseres raskt når de først er inne på siden
Stabilitet – Kunden skal ikke forstyrres av unødvendige elementer på siden

Fakta

Nøkkelord: Fakta, bevis og analyser

Her er det viktig at vi har fakta som kan støtte opp under hvert av argumentene.

INEVO har undersøkt tilstanden på core web vitals i 100 norske nettbutikker. Vi har utført en rekke tester for hver hovedkategori:

Hastighet

Kunden skal ikke vente på siden.
Google måler hvor lenge det tar å laste ned en side. Google ser også på «Largest contentful paint»(LCP), et mål på hvor lang tid det tar for det største elementet på siden å bli synlig.

Ingen av de 100 norske nettbutikkene klassifiseres som gode på hastighet av Google:

  • Ingen av de 100 nettbutikkene klassifiseres som gode av Google.
  • Netonnet scorer høyest med 71 poeng på mobilforsiden.
  • Norske nettbutikker scorer i snitt 24 av 100 mulige poeng. Kun 7 norske nettbutikker scorer godt nok til å få karakteren «middels»

Halvparten av norske nettbutikker presterer dårlig på LCP-måling:

  • 42,4% av forsidene til de 100 norske nettbutikkene scorer bra LCP.
  • 48,5 presterte middels
  • 9,1 presterte dårlig.

Kilde: For å finne disse måltallene har INEVO benyttet PageSpeed. PageSpeed analyserer sider ved hjelp av Lighthouse som samler labdata for siden.

Interaktivitet

Kunden skal aktiviseres raskt.
Google måler hvor lang tid det tar før kunden gjør en aktiv handling. Det betegnes som «First input delay»(FID). Det kan f.eks. være hvor lang tid det tar før kunden klikker på et menypunkt eller trykker på «les mer»

Nesten alle de undersøkte norske nettbutikkene er gode på dette området

  • 88,9% av forsidene i de norske nettbutikkene presterte bra på dette målet.
  • 9,1% av nettbutikkene presterte middels
  • 2% av nettbutikkene presterte dårlig.

Kilde: For å finne disse måltallene har INEVO benyttet Google Search Console og PageSpeed Insights.

Stabilitet

Kunden skal ikke forstyrres av unødvendige elementer.
Google måler stabilitet ved hjelp av begrepet «Cumulative Layout Shift» (CLS). Dette kan typisk være en personvernbanner som laster inn og presser annet innhold opp eller ned. Det kan også være et chat-vindu eller en popup.

Veldig mange norske nettbutikker er dårlige på dette området:

  • 56,6% presterer dårlig
  • 13,1% presterer middels
  • 30,3 preseterer tilfredsstillende

Kilde: For å finne disse måltallene har INEVO benyttet PageSpeed. PageSpeed analyserer sider ved hjelp av Lighthouse som samler labdata for siden.

Resultat

Pyramideprinsippet har nå hjulpet oss å finne informasjonen vil trenger å dele. Videre bruker vi prinsippet til å sette det sammen til en e-post som kunne gått ut til en leder.

Slik ville vi satt opp førsteutkastet med bakgrunn i øvelsen vi nettopp har gjennomført:

Emne: I mai 2021 kommer vi til å miste salg fra Google hvis vi ikke tar konkrete grep..

Hei,

I mai 2021 ruller Google ut en algoritmeoppdatering som kan ha stor innvirkning på vårt nettsalg. For å unngå å miste salg, må vi gjennomføre flere konkrete tiltak!

Algoritmeoppdateringen handler om begrepet «Core Web Vitals» og medfører at Google i enda større grad enn tidligere vil nedprioritere nettbutikker som ikke tilfredsstiller kravene deres til god brukervennlighet.

Google måler brukervennlighet på tre måter når det gjelder «core web vitals»:

  1. Hastighet – Largest Contentful Paint (LCP) er den tiden det tar for det største elementet på siden å bli synlig. Dette kan for eksempel være tiden det tar før et stort headerbilde er lastet ferdig i en nettbutikk.
  2. Interaktivitet – First Input Delay (FID) er den tiden det tar før en bruker kan interagere med siden. Dette kan for eksempel være å trykke på en knapp eller fylle ut et skjema på en side.
  3. Stabilitet – Cumulative Layout Shift (CLS) er et mål på antallet elementer som beveger på seg på siden uten at det er meningen. Dette kan for eksempel være hvis et chatvindu, et banner eller en pop up lastes inn og dermed påvirker andre elementer på siden slik at de “flytter” på seg.

Vi kan gjøre en del forbedringer selv, men jeg tror det er mer fornuftig å få hjelp av INEVO til å prioritere hva som bør gjøres. INEVO har undersøkt 100 nettbutikker mht. core web vitals og kan hjelpe oss raskere og bedre enn vi selv kan ordne dette.

mvh.

Verdens mest oppdaterte e-commerce manager🙂

Våre beste tips!

Vi håper du har blitt overbevist om å teste pyramideprinsippet neste gang du har noe viktig å dele. For å hjelpe deg i gang har vi samlet noen gode tips du kan ta med deg på veien til mer effektiv kommunikasjon.

1 – Bruk prinsippet aktivt

Din kommunikasjon blir ikke automatisk bedre av at du vet at pyramideprinsippet finnes. For å nyte fordelene er du nødt til å bruke det aktivt. Det betyr å bevisst ha med seg prinsippet i alle deler av prosessen, fra planlegging til gjennomføring.

2 – Lag en visuell oversikt

Om du syns det kan være vanskelig å holde oversikt over hvor argumentene dine hører hjemme i pyramiden, anbefaler vi at du setter det opp visuelt. Dette kan du lett gjøre for hånd! Tegn pyramiden, og plasserer elementene dine i de ulike boksene.

3 – Regelen om 3

Vær bevisst på regelen om 3. Det er veldig lett å la engasjementet ta overhånd. Dessverre er det neppe engasjerende for noen andre enn deg selv om du prøver å presentere 42 argumenter for forslaget ditt.

Hold deg til 3 argumenter og bygg disse opp med 3 bevis.

(Husk likevel: alle regler er til å for å brytes i ny og ne)

4 – Vær oppmerksom

Vær oppmerksom på andres kommunikasjon. Du kan lære mye både om pyramideprinsippet og god og dårlig kommunikasjon ved å aktiv følge med på hvordan andre kommuniserer, heller enn kun på hva de kommuniserer.

5 – Ikke gi opp!

Som med alt annet i livet, krever pyramideprinsippet øvelse. Det holder ikke å bruke det halvhjertet i en e-post én gang og gi seg der.

Vi nevnte at 28% lærer best av praktiske eksempler, men det kan være greit å merke seg at hele 52% lærer best ved å aktivt prøve selv.

Hvis du ønsker hjelp og rådgivning på din kommunikasjon – ta kontakt for en hyggelig prat!